Dossier individuel

L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier individuel pour chaque agent public (fonctionnaire stagiaire, titulaire et contractuel).

Constitué dès le recrutement de l’agent, ce dossier doit contenir toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’agent, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.L’existence de ce dossier constitue une garantie pour les agents publics qui peuvent, à tout moment, exercer leur droit à communication, notamment en cas de procédure disciplinaire.

Composition du dossier individuel

Aucun texte ne précise le contenu exact du dossier administratif que doit tenir la collectivité pour chaque agent. Il est possible de distinguer plusieurs catégories d’éléments :

Actes et/ou documents obligatoires et permanents	Actes et/ou documents temporaires	Documents ne devant pas figurer au dossier
Recrutement Carrière Rémunération Formation Discipline (sauf sanctions amnistiées ou effacées) Cessation de fonction	Attestation de scolarité des enfants Notifications de changement d’adresse Demandes d’autorisation d’absence Demandes de congés annuels	Documents sur les opinions et activités politiques, syndicales, religieuses… Documents relatifs à la santé des agents (expertise…)

S’agissant du dossier médical, il doit être divisé en deux parties en raison des règles de communication des documents administratifs à caractère médical :

• Une partie figure au dossier individuel. Elle comprend les documents fournis par le fonctionnaire lui-même (exemple : demande de congé de longue maladie), et les suites administratives de l’état de santé de l’agent (exemple : arrêté de mise en congé de maladie).
• L’autre partie demeure sous la garde du médecin du travail (expertises, examens, diagnostics).

Conservation des documents

Le dossier est conservé et maintenu en état par la collectivité ou l’établissement dont relève l’agent, et ce, quelle que soit la position dans laquelle celui-ci se trouve (même si l’agent est mis à disposition, est en détachement, ou en disponibilité).
En cas de mutation, le dossier est transmis dans son intégralité à la collectivité d’accueil.

Communication du dossier

Tout agent peut demander à accéder à son dossier individuel.
La communication du dossier est notamment prévue avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire.