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Dossier individuel

 

Le dossier de l’agent public doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier de l’agent, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.

Tout agent a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.


Composition du dossier individuel

Aucun texte ne précise le contenu exact du dossier administratif que doit tenir la collectivité pour chaque agent. Il doit contenir tous les éléments intéressant la situation administrative des agents. On peut distinguer deux catégories d’éléments devant y figurer, les éléments permanents et les éléments temporaires.


Conservation des documents

Les différentes pièces du dossier individuel doivent être enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Il n'existe aucune autre règle impérative quant à la tenue du dossier.

Le dossier est conservé et maintenu en état par la collectivité ou l’établissement dont relève l’agent, et ce, quelle que soit la position dans laquelle celui-ci se trouve (même si l’agent est mis à disposition, détachement, disponibilité).

En cas de mutation, le dossier est transmis dans son intégralité à la collectivité d’accueil.

Un second dossier est tenu par le Centre de Gestion pour les collectivités affiliées. Ce dossier contient une copie des pièces figurant dans le dossier principal de l’intéressé détenu par la collectivité (décisions de nomination, titularisation, avancement d’échelon et de grade, positions administratives, affectation, mutation, formation, radiation, licenciement, sanctions disciplinaires, comptes rendus d'entretien professionnel).


Communication du dossier

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi (article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983).

Cet accès est organisé par le code des relations entre le public et l'administration, mais également dans le cadre de la procédure disciplinaire (article 19 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983).