Les éléments permanents :

• Le recrutement (état civil, bulletin n° 2 du casier judiciaire, état signalétique et des services militaires, diplômes, extrait liste d’aptitude…).
• La carrière (tous les arrêtés et décisions individuelles, fiches de poste, fiche de suivi du stagiaire, compte rendu d'entretien professionnel, avis des CAP, tableaux d’avancement et listes d’aptitude, lettres et échanges de courriers relatifs au déroulement de carrière…).
• La rémunération (liquidation du traitement, état d’heures supplémentaires, arrêtés relatifs au régime indemnitaire…).
• La formation (attestations de formation d’intégration ou de professionnalisation, de formation continue, demandes de formation refusées à l’agent…)
• La discipline (sous réserve des mesures d’amnistie ou d’effacement : rapports concernant l’agent, avis du conseil de discipline, arrêtés et décisions individuelles correspondants…)
• La cessation de fonction (pièces relatives à la constitution du dossier de pension, arrêtés de radiation des cadres…)

Un dossier médical (certificats médicaux, arrêts de travail, conclusions administratives des médecins) est tenu par les services administratifs de la collectivité. Un autre dossier est tenu par les services de médecine professionnelle et préventive (résultats d’expertise, relevés d’examen, diagnostics, radiographies…).

Les éléments temporaires :

Il s’agit des documents qui n’offrent plus d’intérêt pour la situation administrative de l’agent au delà d’un délai déterminé, comme les attestations de scolarité des enfants, les notifications de changement d’adresse, les demandes d’autorisation d’absence ou de congés annuels…

Ces documents peuvent être numérotés par série annuelle et versés aux archives ou éliminés afin d’éviter la surcharge du dossier lorsqu’ils n’ont plus d’utilité administrative.

Les éléments ne devant pas figurer au dossier individuel :

• Les principes de liberté d’opinion et de non discrimination doivent être respectés dans la tenue du dossier. Toute mention faisant état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques est interdite (article L. 137-2 du code général de la fonction publique).
• Les documents relatifs à la santé des agents : Le code de déontologie médicale stipule que « le médecin chargé du contrôle est tenu au secret vis à vis de l’administration qui l’emploie, à laquelle il ne peut ni ne doit fournir que des conclusions sur le plan administratif sans indiquer les raisons d’ordre médical qui les motivent. Les renseignements médicaux contenus dans les dossiers établis par ce médecin ne peuvent être communiqués ni aux personnes étrangères au service ni à une autre administration ».

A cet effet, il est bon de préciser que pour les fonctionnaires relevant du régime spécial,  seuls les volets 2 et 3 de l’arrêt de travail doivent être transmis au service du personnel puisqu’ils ne comportent pas d’indication du motif médical de l’arrêt, contrairement au volet 1 qui doit être conservé par les fonctionnaires.

Pour les agents relevant du régime général de sécurité sociale, les volets 1 et 2 sont destinés à la CPAM et le 3^ème volet à l’employeur.

• Les informations relatives au comportement de l’agent : le respect de la vie privée interdit de faire figurer dans le dossier de telles informations, sauf lorsque les effets de certains comportements sont constatés soit dans l’exercice des fonctions et, dans ce cas, nuisent au bon fonctionnement du service, soit, exceptionnellement, hors de l’administration et dans la mesure où ils sont de nature à compromettre la considération portée par le public à l’administration dont relève l’agent.

Certaines mesures disciplinaires peuvent être effacées en cas d’amnistie ou de disposition prévue par les textes (article L. 533-3 du code général de la fonction publique et article 31 du décret n° 89-677 du 18 septembre 1989). Les sanctions du 1^er groupe (blâme et exclusion temporaire) de fonction sont effacées au bout de 3 ans, si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. Il est à noter que l’avertissement ne doit pas figurer au dossier.

Les sanctions des 2^ème et 3^ème groupes sont effacées après 10 ans de services effectifs à compter de la date de la sanction, sur demande du fonctionnaire. Si l’intéressé a donné satisfaction, il est fait droit à sa demande. L’autorité territoriale statue après avis du conseil de discipline. Le dossier individuel doit être reconstitué dans sa nouvelle composition sous le contrôle du président du conseil de discipline.